Så får du in signaturerna till kontrollplanen – utan att jaga i mejl och sms

När signaturerna till kontrollplanen ligger utspridda i mejl, sms, papperskopior och olika mappar blir uppföljningen snabbt onödigt svår. Du kan veta att en kontroll är utförd men ändå sakna bestyrkandet, datumet eller underlaget som visar vad som faktiskt har kontrollerats.

Lösningen är inte bara att skicka fler påminnelser. Du behöver ett arbetsflöde där varje kontrollpunkt har en tydlig ansvarig, en tidpunkt, en signatur och rätt kompletterande dokumentation. Då går det att se vad som är klart, vem som behöver agera och vad som återstår inför nästa steg.

Regeluppgifterna i artikeln är kontrollerade mot gällande PBL och Boverkets vägledning den 28 juli 2026.

Vad ska en kontrollplan med signering kunna visa?

Enligt plan- och bygglagen ska kontrollplanen bland annat ange vilka kontroller som ska göras, vem som ska göra dem och hur de ska utföras. Det lägger grunden för ansvarsfördelningen, men uppföljningen behöver också visa vad som faktiskt har hänt.

Boverkets vägledning om kontrollplanens utformning anger att det för uppföljningen ska framgå:

• vem som har utfört kontrollen,
• vilket datum kontrollen utfördes utan anmärkning,
• kontrollantens signatur.

Signaturen bestyrker att kontrollanten har utfört kontrollen. Den kan enligt Boverket vara elektronisk eller en namnunderskrift. Vägledningen pekar alltså inte ut BankID eller någon annan enskild teknisk lösning som ett generellt krav.

En signatur är inte alltid hela underlaget

Det är viktigt att skilja mellan bestyrkandet i kontrollplanen och den kompletterande dokumentation som kan höra till kontrollpunkten. Beroende på kontrollen kan det exempelvis finnas ett besiktningsprotokoll, mätningsprotokoll, provningsintyg, utdrag ur dagbok eller fotografier.

Sådant underlag kan verifiera att kontrollen har genomförts, men Boverket beskriver det i första hand som ett komplement till bestyrkandet i kontrollplanen. En kontrollpunkt kan därför vara signerad men ändå inte komplett för din uppföljning om det underlag som kontrollplanen anger fortfarande saknas.

Håll också isär kontrollplanen enligt PBL och entreprenörens egenkontroller. En egenkontroll kan i vissa fall vara relevant som verifiering, men den blir inte automatiskt en kontrollpunkt eller ett bestyrkande i byggherrens kontrollplan.

Börja med strukturen innan du börjar påminna

Om signaturinsamlingen ska fungera behöver du reda ut varje kontrollpunkt innan den skickas vidare. Den som ska kontrollera behöver förstå både uppgiften och vad som ska lämnas tillbaka.

För varje kontrollpunkt bör arbetsflödet därför hålla ihop:

1. vad som ska kontrolleras,
2. vilket krav och vilket underlag kontrollen avser,
3. vem som ska utföra kontrollen,
4. hur och när kontrollen ska göras,
5. hur resultatet ska bestyrkas,
6. vilken kompletterande dokumentation som ska bifogas,
7. hur en eventuell avvikelse ska hanteras.

Om någon av dessa delar är oklar hjälper det sällan att bara skicka en länk och be om en signatur. Risken är då att du får ett ofullständigt svar eller att kontrollen signeras utan att rätt underlag har kopplats till den.

Knyt kontrollpunkten till en faktisk person

Kontrollplanen kan ange en roll när den tas fram, men inför slutbesked behöver det gå att redovisa vem som faktiskt har utfört kontrollen. Därför bör du så tidigt som möjligt koppla kontrollpunkten till en namngiven person med aktuella kontaktuppgifter när projektorganisationen är känd.

Det gör två saker tydligare: vem som ska agera och vem du ska följa upp med om något saknas. Om ansvarig person byts under projektet behöver även den förändringen fångas upp, så att en gammal kontakt inte fortsätter att stå som mottagare av påminnelser.

Gör kontrollpunkten tillgänglig när arbetet sker

Vissa kontroller behöver utföras vid ett bestämt skede. Om kontrollpunkten når kontrollanten för sent kan momentet redan vara inbyggt eller nästa arbetsmoment ha börjat.

Ett praktiskt arbetssätt är därför att planera uppföljningen utifrån när kontrollen ska ske, inte bara utifrån ett slutdatum för hela projektet. Den ansvarige behöver i god tid få tillgång till:

• rätt kontrollpunkt,
• aktuellt kontrollunderlag,
• instruktion om hur kontrollen ska dokumenteras,
• möjlighet att registrera datum och signatur,
• en tydlig väg för att rapportera en avvikelse.

Mejl eller sms kan fungera som avisering, men projektets samlade status bör inte vara beroende av att du senare hittar tillbaka till rätt meddelandetråd.

Använd status som visar vad som faktiskt saknas

En enkel markering som ”klar” eller ”inte klar” räcker ofta inte. För att kunna följa upp flera ansvariga behöver du se varför en kontrollpunkt ännu inte är komplett.

En användbar statusmodell kan exempelvis skilja mellan:

• inte tilldelad,
• tilldelad och väntar på kontroll,
• kontroll utförd men ännu inte signerad,
• signerad men kompletterande underlag saknas,
• komplett,
• avvikelse eller annan fråga kräver åtgärd.

Det gör uppföljningen mer träffsäker. Du behöver inte fråga alla om allt, utan kan rikta nästa kontakt till den person och den del som faktiskt återstår.

Följ undantagen i stället för att leta igenom allt

När flera projekt pågår samtidigt blir det svårt att regelbundet öppna varje dokument och kontrollera varje rad. Försök i stället skapa en återkommande vy över undantagen:

• kontroller som närmar sig men saknar ansvarig,
• utförda kontroller som saknar signatur,
• signerade kontroller som saknar angivet underlag,
• avvikelser utan nästa åtgärd,
• kontrollpunkter som blivit liggande längre än planerat.

En sådan genomgång kan göras vid fasta projektavstämningar och inför arbetsplatsbesök eller andra viktiga skeden. Poängen är inte att kontrollera allt på nytt, utan att snabbt se vad som behöver följas upp.

Signering flyttar inte ansvaret

Ett digitalt arbetssätt förändrar inte ansvarsfördelningen. Byggherren ansvarar för att en lov- eller anmälningspliktig åtgärd kontrolleras enligt den kontrollplan som byggnadsnämnden fastställer i startbeskedet. När en kontrollansvarig krävs ska den kontrollansvarige bland annat biträda byggherren med förslaget till kontrollplan och se till att kontrollplanen följs och att nödvändiga kontroller utförs.

Den som signerar bestyrker sin utförda kontroll. Signaturen innebär inte att den kontrollansvarige tar över kontrollantens arbete, och ett digitalt verktyg tar inte över byggherrens eller den kontrollansvariges bedömningar.

Kontrollera helheten innan nästa steg

Inför slutsamråd och byggherrens begäran om slutbesked behöver uppföljningen vara möjlig att förstå som helhet. Gör därför en samlad kontroll av att:

• rätt person är angiven för varje utförd kontroll,
• datum och signatur finns där de ska finnas,
• kontrollpunkter som kräver kompletterande dokumentation har rätt underlag,
• avvikelser och nästa åtgärd är tydligt hanterade,
• kontaktuppgifterna till dem som utfört kontrollerna är aktuella,
• det går att skilja bestyrkanden i kontrollplanen från entreprenörens övriga egenkontroller.

Om informationen redan har hållits ihop under projektet blir denna genomgång en kontroll av statusen, inte ett detektivarbete bland gamla meddelanden och dokumentkopior.

Samla signering och uppföljning i samma arbetsflöde

En kontrollplan med signering fungerar bäst när kontrollpunkten, den ansvariga personen, bestyrkandet och det kompletterande underlaget hör ihop. Då kan du följa projektets faktiska läge i stället för att sammanställa det i efterhand.

Toek Kontrollplan är utvecklat för att hålla ihop kontrollpunkter, ansvar, signeringar, avvikelser och dokumentation i samma projektflöde. Syftet är inte att ersätta yrkesbedömningen, utan att göra det tydligare vad som är klart, vad som saknas och vem som behöver agera härnäst.

Se hur Toek Kontrollplan hjälper dig att följa signeringar och underlag från kontrollpunkt till samlad projektstatus.