Så behåller du överblicken över kontrollpunkter, signeringar och underlag

Tre projekt pågår samtidigt. I ett väntar en kontrollant på rätt handling, i ett annat saknas ett protokoll och i ett tredje närmar sig ett moment som behöver kontrolleras innan arbetet går vidare. En sammanräkning av signerade punkter säger för lite om vad du behöver göra först.

En användbar projektstatus visar därför både läget och nästa åtgärd: vad återstår, vem ska agera och när behöver du följa upp? Börja med samma enkla struktur i varje uppdrag. Då blir projekten lättare att jämföra utan att deras olika förutsättningar försvinner.

Skilj arbetsöversikten från det formella ansvaret

Enligt PBL 10 kap. 11 § ska den kontrollansvarige bland annat se till att kontrollplanen, gällande bestämmelser och villkor följs och att nödvändiga kontroller utförs. Vid avvikelser från föreskrifter och villkor ska KA informera byggherren och vid behov meddela byggnadsnämnden.

En arbetsöversikt hjälper dig att följa upp dessa uppgifter. Den är ingen separat myndighetsprövning. Statusorden i den här guiden är förslag på ett praktiskt arbetssätt, inte lagstadgade kategorier eller ett besked om att åtgärden får fortsätta eller tas i bruk.

Regeluppgifterna är kontrollerade mot PBL och Boverkets vägledning den 11 oktober 2026. Utgå i varje projekt från tillämpliga regler, den fastställda kontrollplanen, startbeskedet och eventuella kompletterande villkor.

1. Visa vad som saknas, inte bara vad som är signerat

Använd en huvudstatus för kontrollpunkten och en kort notering om vad som återstår. Exempelvis:

Arbetsstatus	Vad den betyder i översikten	Nästa fråga
Planerad	Kontrollen har ännu inte utförts	Är kontrollant, tillfälle och underlag förberedda?
Uppgift om utförd kontroll – dokumentation saknas	Någon har meddelat att kontrollen är gjord, men dokumentationen är ofullständig	Vilket bestyrkande eller underlag behöver lämnas?
Underlag mottaget – uppföljning återstår	Materialet finns, men frågan är ännu inte färdigbehandlad	Vad behöver bedömas eller förtydligas?
Avvikelse eller oklarhet att hantera	En fråga kräver utredning, åtgärd eller kommunikation	Vem ska agera och vad behöver återrapporteras?
Avslutad i arbetsflödet	Den överenskomna uppföljningen är dokumenterad	Går resultat och underlag att följa?

Bestäm gemensamt vad varje status betyder. Annars kan ”klart” betyda utfört för kontrollanten, signerat för entreprenören och färdigbehandlat för dig.

I Boverkets vägledning om kontrollplanens utformning skiljs bestyrkandet från kompletterande dokumentation, som protokoll och fotografier. Håll därför isär utförd kontroll, signering och eventuellt kompletterande underlag även i din översikt.

En saknad bilaga visar en dokumentationsbrist. Den bevisar inte i sig att det byggda resultatet är felaktigt. Beskriv vad som faktiskt är känt.

2. Ge varje öppen fråga en nästa åtgärd

”Väntar på entreprenör” är en svag uppföljningsnotering. Skriv hellre vilken person som ska lämna vad, till vilken kontrollpunkt och när du ska följa upp svaret.

För varje öppen fråga kan du använda fem fält:

• Projekt och kontrollpunkt: en entydig hänvisning.
• Det som saknas: exempelvis bestyrkande, angivet protokoll eller förtydligande.
• Ansvarig för nästa åtgärd: en namngiven person eller tydligt utsedd roll.
• Uppföljningstidpunkt: ett datum eller en bestämd händelse i byggskedet.
• Senaste besked: datum och hänvisning till dokumentationen.

Den som ska komplettera dokumentationen behöver inte vara samma person som utför kontrollen. Gör skillnaden tydlig utan att ändra kontrollantens ansvar i kontrollplanen. En administrativ tilldelning i din arbetslista ersätter inte en formell hantering av ändringar i planen.

3. Prioritera efter nästa byggmoment

Gå igenom vad som behöver följas upp före nästa moment, besök eller samråd. En kontroll som riskerar att bli svår att utföra när en byggdel täcks in kan kräva uppmärksamhet före en äldre påminnelse om en bilaga.

Boverket framhåller att vissa kontroller behöver ske vid ett bestämt tillfälle för att undvika förstörande ingrepp senare. Koppla därför översikten till projektets aktuella byggskede och kontrollplanens tidpunkter.

Undvik att använda andelen signerade punkter som enda prioriteringsmått. Nio avslutade punkter och en olöst tidskritisk kontroll kan kräva mer omedelbar uppföljning än ett projekt med många planerade kontroller långt fram i tiden.

Prioriteringen är din yrkesbedömning. En färg eller procentsats kan visa information, men avgör inte vad som är tillräckligt kontrollerat.

4. Sammanfatta varje projekt på samma sätt

Inför en återkommande genomgång kan du skriva en rad per uppdrag: nästa skede, mest angelägna öppna fråga, ansvarig och nästa uppföljning. Behåll länken till projektets detaljer i stället för att kopiera hela kontrollplanen till en ny lista.

Följande är ett illustrativt exempel på administration, inte verkliga kundprojekt eller tekniska anvisningar:

Projekt	Nästa skede	Öppen fråga	Nästa åtgärd
A	Ett moment där åtkomsten sedan förändras	Kontrolltillfället behöver bekräftas	Stäm av med utsedd kontrollant före momentet
B	Fortsatt löpande uppföljning	Angivet protokoll saknas	Be ansvarig komplettera och bestäm uppföljningsdatum
C	Förberedelse inför slutsamråd	Kontrollresultat och handling behöver stämmas av	Gå igenom sambandet och dokumentera kvarstående frågor

I exemplet börjar genomgången med A eftersom kontrollens tidpunkt behöver säkras. B och C får också konkreta åtgärder. Inget projekt blir osynligt bara för att en annan fråga är mer brådskande.

5. Uppdatera där informationen hör hemma

När ett nytt underlag kommer, koppla det till rätt projekt och kontrollpunkt och uppdatera nästa åtgärd. Notera när statusen senast följdes upp. En översikt som säger ”väntar” men inte visar sedan när gör det svårt att förstå om frågan fortfarande är aktuell.

Kontrollplanen enligt PBL och entreprenörens egenkontroller har olika roller. Ett entreprenörsprotokoll kan vara relevant för uppföljningen, men blir inte automatiskt en kontrollpunkt enligt PBL för att det lagras i samma projekt.

Om en avvikelse upptäcks, hantera den enligt uppdragets förutsättningar och gällande regler. Att lägga den i en lista räcker inte som information till byggherren eller som ett eventuellt meddelande till byggnadsnämnden. Boverkets vägledning om att följa kontrollplanen beskriver både uppföljningen och hanteringen av avvikelser.

För dokumentationen inom en enskild punkt finns en fördjupning om spårbar kontrollkedja.

Vad ett digitalt arbetssätt kan bidra med

Värdet ligger i att kunna gå från översikten till rätt kontrollpunkt och underlag, och sedan tillbaka till vad som behöver göras härnäst. Modellen går att använda även med en enkel arbetslista, så länge den hålls aktuell och hänvisar till rätt dokumentation.

Toek Kontrollplan är ett digitalt verktyg för KA-uppdrag. Tjänsten samlar projekt och kontrollplaner med ansvar, kontrollmetod och signering, samt erbjuder hantering av avvikelser och dokumentation. Använd den aktuella tjänstens funktioner som stöd för ditt arbetssätt; välj tydliga betydelser för status och ansvar tillsammans med projektets berörda personer.

Börja med dina pågående uppdrag. För varje projekt: välj den mest angelägna öppna frågan och skriv vem som ska göra vad och när du följer upp. Saknas något av de tre svaren har du hittat nästa sak att reda ut. Utforska Toek Kontrollplans digitala arbetsflöde.